วันจันทร์ที่ 22 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2553

Outlook: เรียก e-Mail ที่ส่งผิดไปกลับมา


วันนี้มาดู Outlook กันบ้าง หลายๆ Office คงใช้ MS-Outlook ในการรับส่ง e-Mail กันซึ่งบ้างครั้งผมเห็นเพื่อนๆมีส่ง e-Mail ผิด (อาจกดผิดจะ save draft ไปกดส่ง หรืออะไรก็ตาม) ซึ่งอยากจะเรียกกลับคืนมา (Recall) โดย อาจต้องการลบทิ้ง หรือแก้ไขและส่งไปใหม่ โดยไม่อยากให้ผู้อ่านได้เห็น e-Mail ที่ส่งผิดไป ลองมาดูวิธีกันครับ (Outlook 2007 คลิกที่นี่)



โจทย์
เรียก e-Mail ที่พึ่งส่งไปกลับมาก่อนได้มะ?

ขั้นตอน
1. ไปที่ folder Sent Item จะพบกับ e-Mail ที่เราส่งออกไป

2. ให้เปิดเข้าไปที่ e-Mail ที่ต้องการเรียกคืนกลับมา (Recall)


3. ไปที่เมนู Action > Recall This Message...


4. จะมี Message Box ขึ้นมาโดยมี 2 ตัวเลือกคือ


- Delete unread copies of this message : ถ้าต้องการลบทิ้งไปไม่ส่งแก้ไขให้เลือกอันนี้
- Delete unreed copies and replace with a new message: ถ้าต้องลบของเดิมทิ้งและแก้ไขไปใหม่ให้เลือกอันนี้
เสร็จแล้วจะมี check box ให้เลือกอีกอันคือ Tell me it recall succeeds or fails for each recipient: เลือกถ้าต้องการทราบผลว่า recall สำเร็จไหม (ถ้าเลือกตัวนี้ระบบจะแจ้งว่าใครเปิดอ่านไปแล้ว recall สำเร็จไม่สำเร็จ เป็นต้น)

เสร็จแล้วกดปุ่ม OK ก็เป็นอันเรียบร้อยครับ เหลือแค่รอลุ้นว่าจะ recall e-Mail ที่เราส่งไปได้ทันหรือไม่ ที่ผมบอกแบบนี้ก็เพราะว่า ตอนเราส่ง e-Mail ออกไป e-Mail เราจะไปรออยู่ที่ e-Mail Server ขั้นตอนการ Recall ที่เราทำไปนั้นจะรีบไปหา e-Mail ที่เราส่งไปใน e-Mail Server ถ้าพบก็จะทำการ Recall ทันทีโดยที่ผู้รับยังไม่รู้ว่ามีการส่ง e-Mail มาให้

เมื่อผู้รับเปิด Outlook ตัว e-Mail จะค่อยๆไหลเข้าเครื่อง (ถ้าไม่ได้เซ็ตให้อยู่บน Server ตลอดอะนะ)
ซึ่งถ้าผู้รับเปิด Outlook อยู่ e-Mail จะไหลเข้ามาเมื่อเรา Recall มันจะส่ง message มาที่เครื่องผู้รับว่ามีการ Recall ถ้าผู้รับกด ระบบก็จะไปลบ e-Mail ที่อยู่ใน Outlook ให้อัตโนมัติ (e-Mail ไหลเข้ามาแล้ว)
แต่ถ้าผู้รับไปเปิด e-Mail ที่ส่งผิดก่อนจะ Recall ระบบก็จะแจ้ง Message ถึงผู้ส่งว่า Recall Failed

ดังนั้นทางที่ดีก่อนส่ง e-Mail ควรลองตรวจสอบให้ดีๆก่อนส่งนะครับ ถ้าเกิดเป็นข้อมูลสำคัญแล้วส่งไปผิดอาจมีผลกับหน้าที่การงานท่านได้นะ ด้วยความปราถนาดีจาก InLoveUser จ้า ^__^

14 ความคิดเห็น:

  1. ไม่ระบุชื่อ30 มกราคม 2554 23:57

    น่าจะเป็นประโยชน์นะ

    ตอบนำออก
  2. ไม่ระบุชื่อ26 มีนาคม 2555 02:00

    ผมว่าจริงๆแล้ว Outlook เป็นตัวจัดการ recall นะครับ

    ตอบนำออก
  3. ไม่ระบุชื่อ21 พฤษภาคม 2555 04:12

    จะรู้ได้อย่างไรว่าผู้รับไม่สามารถอ่านได้ หรืออ่านได้
    สรุปว่าเรา recall ทันหรือป่าว

    ตอบนำออก
  4. ตอบคุณไม่ระบุชื่อ 21 พฤษภาคม 2555, 4:12
    โดยปกติระบบจะแจ้งกลับมาครับว่า Recall สำเร็จหรือไม่ ถ้าสำเร็จจะเป็นเครื่องหมายถูกเขียวๆ ถ้าไม่สำเร็จจะเป็นกากบาทสีแดง ถ้าส่งไปแล้วไม่มีให้ลองเช็คเรื่อง Tracking ดูครับ โดยไปที่เมนู Tools > Options > ที่ Tab Preferences > ปุ่ม E-mail Options > ปุ่ม Tracking Options
    ก็จะมี Option ให้เลือกว่าจะ Track ขั้นตอนไหนบ้าง เช่น เมื่อถึงผู้รับก็แจ้งกลับมา หรือ เมื่อผู้รับอ่านก็แจ้งกลับมา เป็นต้นครับ
    เมื่อลองเซ็ตแล้ว ลองทดสอบส่งให้เพื่อนแล้ว Recall ดูครับ

    ตอบนำออก
  5. เพิ่มเติมข้อมูล ในกรณีที่เราส่งไปแล้วเมล์เราไปอยู่ที่เมล์ Server ถ้าผู้รับยังไม่เปิดเครื่องเพื่อให้เมล์ไหลเข้ามา พอเราทำการ Recall ระบบจะไปลบที่เมล์ Server ให้และแจ้งกลับเรามาว่า Recall สำเร็จ ซึ่งผู้รับจะไม่รู้ว่าเราเคยส่งเมล์นั้นมา แต่ถ้ากรณีผู้รับเปิดโปรแกรม Outlook แล้วและเมล์ไหลเข้ามาลงเครื่องแล้ว เค้าจะเห็นเมล์เรากับสัญลักษณ์ Recall ถ้าเค้ากด รับ Recall เมล์ก็จะลบออกไปจากเครื่องเค้า และระบบจะแจ้งมาที่เราว่า Recall สำเร็จ (เป็นเครื่องหมายถูกสีเขียว) แต่ถ้าเค้าไม่รับ Recall และไปคลิกเปิดเมล์ขึ้นมาดู ระบบก็จะแจ้งเมล์เรามาว่า Recall ไม่สำเร็จครับ (เป็นกากบาทสีแดง)

    ตอบนำออก
  6. ไม่ระบุชื่อ20 กันยายน 2555 21:52

    แล้วถ้าคนรับมีการเชื่อมต่อoutlook เข้ากับ บีบี เมลที่เด้งเข้าบีบีจะถูกลบไปด้วยมั๊ยค้ะ

    ตอบนำออก
    คำตอบ
    1. ถ้าเข้ามาที่เครื่องแล้วจะไม่ถูกลบครับ เรียกว่าไม่ทันแล้ว

      นำออก
  7. ไม่ระบุชื่อ23 กันยายน 2555 04:24

    ส่งเมล์ไปผิด แต่เรียกกลับไม่ได้ค่ะ รบกวนช่วยหน่อย

    ตอบนำออก
  8. ขอบคุณค่ะ สำหรับข้อมูลดีๆ ค่ะ

    ตอบนำออก
    คำตอบ
    1. ขอบคุณครับ ดีใจที่บทความเป็นประโยชน์ครับ ^^

      นำออก
  9. ไม่ระบุชื่อ18 มีนาคม 2556 02:56

    outlook 2010 วิธีการทำใหม่กันเหรอป่าวครับ

    ตอบนำออก
    คำตอบ
    1. ขออภัยด้วยครับ ผมยังไม่ได้ใช้ 2010 เลยครับ แต่โดยหลักการผมว่าน่าจะมีฟังก์ชันนี้เหมือนกันครับ

      นำออก
  10. ช่วยด้วยค่ะ ส่งไปเเล้วเเต่ทำไม่ได้อะคะ ใช้ 2010 อะคะ ทำไงดี

    ตอบนำออก
    คำตอบ
    1. ขออภัยครับ ตอบตอนนี้น่าจะไม่ทันแล้ว ผมคาดว่าจะเป็นที่เค้าเปิดแล้วหรือป่าวครับ หรือโดนดูไปในเครื่องเรียบร้อยแล้ว

      นำออก